Ratamestarin ohjeet

Ratamestarin muistilista (päivitetty 21.3.2024)

Keskiviikkorastit: Jokaiseen tapahtumaan on nimetty vastuullinen ratamestari, jonka tulee kerätä ympärilleen tarvitsemansa avustajat. Vastuuhenkilöt löytyvät iltarastikalenterista. Aina kannattaa hankkia vähintään yksi apuri. Tehtäviä voi jakaa esimerkiksi seuraavasti: Ratasuunnittelu, parkki- ja metsänkäyttölupien varmistus, rastien vienti, iltarastivaunun kuljetus, liikenteenohjaus, tulospalvelu ja rahastus, rastien haku. Jos tapahtumaan on merkattu pyöräsuunnistus, ota yhteyttä PySu-jaostoon. Saman ratamestarin ei välttämättä tarvitse tehdä kaikkia ratoja.

Noin 3-4 viikkoa ennen tapahtumaa - ratojen piirto: Aloita maastoon tutustuminen ja ratojen piirto ajoissa. Ratoja voi piirtää ainakin seuraavilla ohjelmilla Ocad, Condes ja Purple pen.

Ocadiin tarvitaan henkilökohtainen lisenssi ja sitä suositellaan vain kilparatoja tekeville, sekä pohjakarttoja muokkaaville.
Condesiin löytyy seuralisenssi, josta lisätietoja niko.sorvari@rasti-vihti.fi. Condesin on tehty käyttöohje
Purple pen on ilmainen ja helppokäyttöisin ohjelma tehdä iltarastien kaltaiset radat. Purple Peniin on myös tehty käyttöohje.
Pohjakartat löytyvät seuran pilvestä, johon on rajoitettu oikeus. Pyydä viimeisin päivitetty kartta juha.vehmas@rasti-vihti.fi tai joona.eskelinen@rasti-vihti.fi tai niko.sorvari@rasti-vihti.fi
Muista lisätä karttaan teksti: Ratamestarin puhelin (0400 151 200) ja omatoimirastien kohdalla päivämäärät ja kellonaika mistä-mihin rastiliput maastossa.

Noin 1-2 viikkoa ennen tapahtumaa: Muista tarkistaa rastilippu.fi palvelusta kilpailukeskuksen paikka ja opastustiedot. Jos tarvetta muutoksiin, laita päivityspyyntöä juha.vehmas@rasti-vihti.fi tai niko.sorvari@rasti-vihti.fi ajoissa.

Vähintään 2-3 päivää ennen tapahtumaa: Lähetä kartat painoon PDF tiedostoina A4-koossa. A-rata yleensä 1 : 10 000 mittakaavalla ja muut B, C ja D radat mielellään 1 : 7500 mittakaavassa. Painopalvelun osoite on nummela@painopalvelu.fi . Tulostusmäärät voi kertoa helpoiten nimeämällä tiedostot esimerkiksi seuraavasti C_rata_A4_25kpl.pdf, D_rata_A4_20kpl.pdf, jne. Arvioi tulostusmäärät aiempien tapahtumien tai edellisvuoden tulosten perusteella. Omatoimirasteille tilaa hieman enemmän karttoja painopalvelusta ja lähetä tiedostot Juhalle tai Nikolle rastilippuun lisättäväksi. Muista lisätä radat tulospalveluun, ohjeet tulospalvelun ohjeet sivulla.

Varasto: Kaikki iltarastien järjestämiseen tarvittava laitteisto löytyy varastolta. Ovikoodin voit kysyä ainakin johtokunnan tai kuntojaoston jäseniltä. Koodi muutetaan aika-ajoin. Pidetään se turvassa, eikä jaeta sitä ulkopuolisille.

Emitkapulat eli rastileimasimet: Rastileimasimet ovat arvokkaita ja niiden tulee olla maastossa mahdollisimman lyhyen aikaa. Mielellään vain joitakin tunteja tapahtumaa ennen ja sen jälkeen riippuen tietysti kohteesta. Näin vältetään mahdollinen ilkivalta ja leimasimien katoamiset. Käytössä oleva leimasinsarja löytyy iltarastikalenterista.

Tossurasteille on kaksi sarjaa 31-60 ja 117-146 vuoroviikoin
Pyöräsuunnistukseen oma sarjansa 147-174
Pyörä- ja Hiihtosuunnistukseen on myös emiTag leimasimia

Rastiliput ja omatoimirastit: Rastiliput voivat olla maastossa pidempään kuin leimasimet. Katso iltarastikalenterista tai kuntorastit sivulta jatkuuko sinun vastuutapahtuma keskiviikon jälkeen omatoimirasteina. Omatoimirastit on merkitty iltarastikalenteriin sinisellä värillä. Rastiliput voivat olla maastossa suunnilleen seuraavia omatoimirasteja edeltävään päivään asti. Rastilipuissa ei tarvitse olla rastikoodeja. Ratamestarin tulee lisätä karttoihin teksti milloin rastiliput kerätään pois.

Tapahtumapäivänä: Iltarastivaunussa tapahtumapaikalle kulkeutuvat kaikki tarpeellinen laitteisto tulospalvelua varten. Tienvarsiopasteet löytyvät vaunun etulaatikosta, sekä lähtö- ja maalipukit vaunun sisältä. Vaunuun saa tarvittaessa sähköt invertterillä akusta tai agrekaatin käynnistämällä. Vaunua palauttaessa muista laittaa vaunuun sähköt varastolla, sekä vaunussa tulospalvelulaitteet lataukseen. Tulospalvelusta lisätietoa tulospalvelun ohjeet sivulla

Maksut ja maksutavat: Iltarastivaunun seinältä löytyy kertamaksujen tiedot. Maksutapoina käyvät

seuran jäsenyys, joka oikeuttaa osallistumaan keskiviikkorasteille
rastilippu (ennakkoilmoittautuminen), nämä henkilöt voi ohjata suoraan käyttämän palveluautomaattia
mobiilimaksut (Edenred, Smartum ja ePassi)
korttimaksut iZettle maksupäätteellä, joka toimii ratamestarin puhelimen kanssa. Ratamestarin puhelin (0400 151 200) joka päällä tapahtuman ajan
Käteiskassan pohjakassa on 40€ (varmista ennen tapahtumaa).

Tapahtuman jälkeen

Tapahtuman jälkeen tilitä käteistulot seuran tilille FI81 5297 0020 2258 85 (Viestikenttään tapahtuman nimi) ja jätä kassaan pohjakassa 40€
Palauta vaunu kaikkine tavaroineen varastolle ja liitä vaunu sähköverkkoon. Laita tabletti, puhelimet, MTR ja korttimaksupääte lataukseen
Palauta emit-lukijat seinälle ja rastiliput pöydälle laatikkoon tai kuivauskaappiin jos ovat märkiä ja kuivauskaappi päälle

Johtokunnan hyväksymä toimintamalli koskien kilometrikorvauksia:

Ratamestarilla ja iltarastivaunun kuljettajalla on oikeus kulukorvauksiin

Ratamestari (2 maastokäyntiä) ja iltarastivaunun kuljettaja (1 maastokäynti) ovat oikeutettuja seuran maksamaan kilometrikorvaukseen. Seura maksaa puolet verottajan määrittelemästä kilometrikorvauksen verovapaasta enimmäismäärästä (enimmäismäärä 0,57€/km, josta puolet 0,29€/km). Kulukorvauksista tarkemmin verottajan sivulla
Maksetut kulukorvaukset ilmoitetaan verottajalle tulorekisteriin.
Ota yhteyttä niko.sorvari@rasti-vihti.fi kun haluat hakea kulukorvauksia

Ohjeet kilometrikorvausten hakemiseen

Kirjaudu jäsenalueelle jäsenrekisteristä löytyvällä sähköpostiosoitteellasi
Klikkaa nimeäsi sivun oikeassaa yläkulmassa ja valitse Hae kulukorvauksia
Valitse valikosta Hae kilometrikorvauksia
Täytä kentät huolellisesti (esimerkki alla) ja lisää myös oma henkilötunnus matkan syy ja reitti -kenttään. Henkilötunnus tarvitaan tulorekisteri-ilmoitusta varten
Seuran puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja (pääkäyttäjä) tarkistaa hakemuksen, hyväksyy hakemuksen maksuun tai palauttaa korjattavaksi
Rahastonhoitaja suorittaa hyväksytyn hakemuksen mukaisen maksun annetulle tilille
puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja lähettää kuukausittain kertyneet maksutiedot tulorekisteriin.

Esimerkkihakemus: